NEUES „GESETZ ZUM SCHUTZ VOR MANIPULATIONEN AN DIGITALEN GRUNDAUFZEICHNUNGEN“ VERÖFFENTLICHT!

Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, welche eine dauerhafte Speicherung der elektronischen Kassendaten gewährleisten. Die elektronischen Daten müssen für die Dauer der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unveränderbar, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Diese Anforderungen sind im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 26. November 2010 geregelt. Viele Unternehmer waren im zweiten Halbjahr des Jahres 2016 dazu gezwungen, die Kassensysteme auf den neuesten Stand zu bringen, um den Anforderungen der Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2017 gerecht zu werden.

Doch kurz vor Ende des Jahres 2016 wurde eine erneute, weitreichende Verschärfung hinsichtlich des Einsatzes von elektronischen Aufzeichnungs- und Kassensystemen bekanntgegeben. Am 28. Dezember 2016 wurde das sogenannte „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Das neue Gesetz ist am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft getreten.

Da es aufgrund der fortschreitenden Technisierung heutzutage problemlos möglich ist digitale Aufzeichnungen wie z. B. elektronische Kassenaufzeichnungen zu verändern oder gar zu löschen, sah sich der Gesetzgeber nun dazu gezwungen, eine neue gesetzliche Regelung zu schaffen. Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ soll die Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen sichergestellt und Manipulationen einen Riegel vorgeschoben werden. Dieses Mal wurden die Verschärfungen nicht in einem Schreiben des BMF verpackt, sondern gesetzlich in der Abgabenordnung niedergeschrieben.

Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Dies bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.

Die neuen gesetzlichen Regelungen bringen verschiedene Maßnahmen mit sich, die im Wesentlichen aus drei Bausteinen bestehen.

Der erste Baustein ist der verpflichtende Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems ab dem 1. Januar 2020. Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen: Einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

Das zertifizierte Sicherheitsmodul gewährleistet, dass die Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle ist für einen reibungslosen Datenaustausch, z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgesehen.

Die Zertifizierung der eingesetzten Sicherheitseinrichtung im Kassensystem erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen und wie die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung im Detail auszusehen haben, wird durch die Rechtsverordnung festgelegt. Die Rechtsverordnung soll im Laufe des Jahres 2017 erarbeitet werden.

Aus Gründen des Vertrauensschutzes sieht das Gesetz eine Übergangsfrist vor. Haben sich Unternehmer ein neues Kassensystem angeschafft, das zwar den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2016 entspricht, jedoch bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden kann, so ist die Nutzung dieses Kassensystems längstens bis 31. Dezember 2022 weiter möglich, wenn das Kassensystem zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 angeschafft wurde.

Weiterhin besteht für Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, ab dem 1. Januar 2020 eine Meldepflicht. Die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen sind dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Ebenso muss eine Meldung an die Finanzbehörde erfolgen, wenn eine Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird. Diejenigen Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, müssen diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 vornehmen.

Ebenso neu ist die Belegausgabepflicht ab dem 1. Januar 2020. Demnach ist der Unternehmer dazu verpflichtet, dem Kunden einen Beleg entweder in elektronischer Form oder in Papierform zur Verfügung zu stellen. Es ist jedoch aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit möglich, sich auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Als zweiter Baustein ist die Einführung einer sogenannten Kassen-Nachschau ab dem 1. Januar 2018 zu sehen. Die Kassen-Nachschau stellt ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, dar. Die Kassen-Nachschau kann unangekündigt durch die Finanzverwaltung während der üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens erfolgen. Im Rahmen der Kassen-Nachschau hat der Finanzbeamte das Recht auf die Kassendaten zuzugreifen und Einblick in die Kassenführung zu nehmen. Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung (Vollprüfung) übergegangen werden.

Dritter Baustein der Neuregelung ist die Einführung von Sanktionsmöglichkeiten bie Verstößen. Hierzu wird ein neuer Steuergefährdungstatbestand in das Gesetz aufgenommen. Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung von technischen Sicherungseinrichtungen festgestellt, so können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000,00 € geahndet werden; unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden tatsächlich entstanden ist.

Zum aktuellen Zeitpunkt besteht wohl noch kein Handlungsbedarf hinsichtlich der Umrüstung bzw. Nachrüstung des Kassensystems mit einer technischen Sicherheitseinrichtung. Zum einen liegen gegenwärtig die technischen Anforderungen noch nicht im Detail vor. Zum anderen besteht der verpflichtende Einsatz erst ab dem 1. Januar 2020 (mit etwaiger Übergangsfrist). Allerdings sollte man dieses Datum stets im Auge behalten und rechtzeitig auf die Umrüstung hinwirken. Sollte die Neuanschaffung einer Kasse in nächster Zeit unumgänglich sein, so ist dringend darauf zu achten, dass eine Nachrüstung des Kassensystems möglich ist.

Abschließend bleibt allerdings festzuhalten, dass das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ keine allgemeine Registrierkassenpflicht darstellt. Auch weiterhin ist eine handschriftliche Kassenführung (offene Ladenkasse) zulässig; an diese werden jedoch hohe formelle Anforderungen gestellt.